Manajemen informasi

Manajemen informasi adalah operasi internal untuk mengatur sumber daya informasi perusahaan dan mendukung kinerja dan hasil bisnis. Dalam setiap perusahaan terdapat manajer informasi yang bertanggung jawab untuk merancang dan mengimplementasikan sistem untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi. Informasi merupakan aset pribadi setiap perusahaan yang direncakana, dikembangkan dan dilindungi oleh perusahaan.

Informasi merupakan implementasi dari data. Data masih berupa fakta dan gambaran mentah dari suatu hal maka perushaan membutuhkan kembali penyaringan agar data bisa berubah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan. Contohnya adalah data dari rating acara-acara tv, acara sinetron dan infotaiment merupakan acara-acara dengan rating yang tinggi. Bagi perusahaan yang ingin mengiklankan produknya, data tersebut berubah menjadi sebuah informasi bagi mereka untuk memilih waktu yang tepat untuk mempromosikan produknya. Sedangkan bagi perusahaan lain yang tidak melakukan iklan di tv, data tersebut tidak akan bisa diimplementasikan bagi bisnis mereka sehingga tidak bisa disebut sebagai informasi.

Tantangan bagi setiap bisnis terhadap infomasi adalah mengubah kumpulan data menjadi infomasi yang dapat dikelola. Tanggapan dari tantangan tersebut telah melahirkan pertumbuhan sistem informasi. Sistem Informasi (Information system -IS) adalah sistem untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Para manajer IS mengumpulkan berbagai informasi dari berbagai data  dan menggunakan berbagai macam teknologi untuk mengolah data-data tersebut, setelah mengolah data menjadi informasi maka manajer IS harus mengendalikan arus informasi yang ada sehingga sampai kepada target yang sesuai.

Perkembangan teknologi yang terjadi di dunia ini telah mengakibatkan semakin meluasnya peranan dari IS . Teknologi telah menginspirasi rancangan organisasi baru hubungan inovatif dengan organisasi lain, dan proses manajemen baru untuk meningkatkan daya saing.

Perluasan dari IS  tersebut telah mengubah berbagai proses manajemen informasi yang ada sebelumnya. IS saat ini tidak hanya digunakan untuk menyelesaikan permasalahan atau hal-hal yang terkait secara teknis, seperti pembayaran gaji dan pemoresesan data, tetapi juga sudah melingkupi aspek-aspek lain seperti perencaan perusahaan. Perluasan IS juga teleh meningatkan ketergatungan strategi bisnis perusahaan dengan sistem IS-nya.

Tekanan untuk mempertahankan komunikasi dan sistem informasi yang lebih baik saat ini telah meningkat seiring dengan semakin ketatnya persaingan dan sewaktu organisasi berekspansi ke operasi global dan e-bussiness. Hal tersebut telah dapat dipenuhi oleh Teknologi Informasi Elektronik (electronic information technologies) dan jaringan komunikasi data data yang lebih maju.

Teknologi informasi elektronik adalah aplikasi IS berdasarkan teknologi telekomunikasi yang menggunakan jaringan alat-alat atau perlengkapan untuk menyampaikan informasi denga lata elektronik. Teknologi informasi elektronik telah meningkatkan kinerja dan prodktivitas dengan melaksanakan dua fungsi yaitu : Menyediakan koordinasi dan komunikasi perusahaan dan mempercepat transaksi dengan perusahaan lain dan pelanggan.Berikut ini adalah enam teknologi informasi elektronik  yang paling banyak digunakan dalam sistem bisnis digital saat ini :

-                Mesin faks (facsimile machine) : Mesin yang dapat mengirimkan salinan dokumen (teks atau gambar) melalui saluran telepon

-             Voice mail : Sistem berbasis komputer untuk menerima dan menayampaikan telepon yang masuk.

-                Surat elektronik (electronic mail/e-mail) : Sistem berbasis komupter yang secara eletronik mengirimkan surat, laporan dan berbagai informasi lainnya antarkomputer.

-                Electronic Conferencing : Sistem berbasi komputer yang memungkiakan orang berkomunikasi secara langsung dari berbagai lokasi melalui komputer, telepon, atau video.

-                Group ware  : Piranti lunak yang menghubungkan anggota kelmpok untuk distribusi e-mail, rapat elektronik penyimpanan pesan, rapat dan jadwal,

-                Informasi dari luar perusahaa dapat dihubungkan dengan jaringan eletronik dan informasi ini tersedia di setiap work station.

Jaringan komunikasi data (Data communication network) membawa aliran data digital (berbentuk dokumen eletronik , video, suara atau gambar) bolak-balik melalui sistem telekomunikasi. Jaringan yang paling terkenal, Internet, dan siostem penyertanya, World Wide Web, telah hadir sebagai teknologi komunikasi yang populer.

Internet adalah jaringan komunikasi data global yang melayani jutaan komputer dengan infomasi pada berbagai macam topik dan memberikan arus komunikasi untuk jaringan pribadi tertentu. Orang-orang dapat terhubung dengan internent melalui Internet Service Provider –ISP,  yaitu sebuah perusahaan komersial yang megelola sambungan permanen ke Internet dan sambungan semetara kepada para pelanggannya. Berkat subsistem komputer yang memberikan akses ke Internet dan menawarkan kemampuan behubungan serta multimedia yang disebut World Wide Web, Internet memmungkinkan pengguna di seluruh dunia berkomunikasi secara mudah.

Situs Web dibuka dengan home page –layar tampilan tambahan yang mungkin berupa grafik, suara, dan visual, yang memperkenalkan  pengguna kepada situs tersebut. Orang yang bertanggung jawab untuk mengelola situs Web disebut dengan Webmaster. Situs Web besar biasaya menggunakan workstation- komputer-komputer besar- yang disebut dengan Web Server. Yang disesuaikan untuk mengelola dan mendukung situ Web tersebut. untuk menyortir begitu banyak yang menampilkan miliaran informasi, kita harus menggunakan piranti lunak yang mendukung grafik dan kemampuan hunbungan yang diperlukan untuk menavigasi World Wide Web yang sebut dengan Web Browser.

Browser menawarkan berbagai fitu tambahan seperti directories dan seach engine yang akan semakin memudahkan kita untuk menavigasi dalam internet. Cara kerja directories adalah dengan mengklasifikasikan situs Web kemudian menampilkan informasi yang kita cari dengan menampilkan menarik daftar situ Web sesuai dengan kata kunci yang kita berikan. Sedangkan search engine bekerja secara sebaliknya, yaitu dengan cara menampilkan halaman Web tanpa mengklasifikasikan terlebih dahulu dan memunculkanya mulai dari yang sesuai dengan kata kunci sampai yang dengan yang kurang sesuai.

Selain internet, jaringan komunikasi lainnya adalah intranet dan ekstranet. Intranet adalah jaringan pribadi dari situs-situs Web internal dan sumber-sumber informasi lain untuk karyawan yang tersedia dari suatu perusahaan. Intranet biasanya dilindungi oleh firewall yaitu jaringan pengaman untuk mencegah agar tidak semua orang bisa mengakses dalam jaringan informasi tersebut. Eksranet adalah Intranet yang mengizinkan pihak luar untuk mengakses secara terbatas kepada sistem informasi internal suatu perusahaan.

Perluasan IS juga telah mengubah struktur organisasi bisnis, diantaranya :

-                Organisasi yang lebih ramping, hal ini terjadi akibat semakin terstruktur dan sederhananya suatu organisasi perusahaan sehingga mengakibatkan semakin sedikitnya karyawan yang ada di suatu perusahaan.

-                Operasi yang semkain fleksibel, ini terjadi akibat adanya jaringan elektronik yang menyebabkan bisnis dapat menawarkan variasi yang lebih banyak dan siklus pengantaran yang lebih cepat kepada pelanggan.

-                Meningkatnya kolaborasi,  jaringan informasi yang ada memungkinkan terjadi kolaborasi antara unit-unit internal hingga dengan perusahaan luar. Meningkatnya kolaborasi ini juga mengakibatkan muncuklnya perusahaan maya dan networking antar satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

-                Meningkatnya kemandirian dari perusahaan, terpisahnya tempat kerja secara geografis menjadi sebuah hal yang umum, hal ini dimungkinkan karena dengan adanya jaringan komunikasi, koordinasi perusahaan bisa dilakukan dimana saja.

-                Perbaikan proses manajemen, dengan adanya jaringan komunikasi informasi dapat diakses langsung tanpa waktu yang lama sehingga pendekatan manajemen yang tidak efektif semakin ditinggalkan. Pengawasan tidak perlu lagi harus dilakukan secara bertahap tetapi langsung melalui informasi-informasi yang sudah tersedia. Selain itu salah satu jenis sistem jaringan telah menyediakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP). Hal ini didukung dengan adanya database yang besar yang disediakan oleh pemasok ERP yang besar seperti SAP dan Oracle.